Kost kennisoverdracht veel energie op dit moment?
We worden op social media en via blog's "overladen" met tips en trucs over thuiswerken en leren op afstand. Methodieken die je helpen om onder andere focus te houden bij je werkzaamheden en/of het volgen van een les op afstand. Wat mij opvalt is dat die tips en trucs er in veel gevallen op gericht zijn om zoveel mogelijk door te gaan op de manier als we gewend waren, dit terwijl de situatie enorm veranderd is. In mijn optiek zwem je dan tegen de stroom in in plaats van te proberen de stroom te vinden waarop je mee kunt drijven.... En dat kost je veel minder energie.
Wat maak het nu dat we als mens er blijkbaar voor kiezen om zoveel mogelijk door te gaan in patronen die we gewend zijn en maar matig in staat zijn ons aan te passen aan de nieuwe situatie? Dit terwijl wij ervaren dat het ons enorm veel energie kost om de oude manieren in stand te houden. Heeft het te maken met het grote onbekende of het niet weten met welke gevolgen we te maken krijgen?
Situatie schets; een leerwerk bedrijf waar met stagiairs vanuit VO- MBO - HBO gewerkt wordt aan een eindproduct en waar ervoor gekozen is om het eindproduct te gebruiken als handvat en aansluiting op het curriculum van de verschillende (beroeps) opleidingen.
Het is zaterdag 21 maart en als begeleider van het leerproces van de stagiairs ontvang ik het bericht dat bij één van onze medewerkers iemand in huis besmet is met het Corona virus. We schakelen razendsnel en ik stuur een persoonlijk bericht uit naar de stagiairs dat wij maandagmorgen om 09:00 uur elkaar online via microsoft teams en of Google hangouts ontmoeten en de werkweek vanuit huis starten en dit voorlopig doorzetten. Instructies erbij over hoe het programma te gebruiken en installatie voorschriften en YouTube tutorials om zelf te leren werken met de software. Binnen het uur ontvang ik twee reacties van de 6 stagiairs dat ze het begrijpen wat we doen, maar vrezen dat ze thuis niet kunnen werken omdat ze ( denken) zich niet of minder goed kunnen concentreren. Wij reageren hierop door aan te geven dat de situatie even niet anders is en wij jullie boodschap gehoord hebben. We vragen of we hier maandagmorgen online op terug mogen komen met een voorstel over hoe we hier samen mee om moeten gaan.
Als of wij dit eerder meegemaakt hebben... Echt niet!
Na een kort intern overleg met de stagebegeleiders besluiten we om onszelf niet onnodig in de stress te jagen door allerlei vervangende programma's op te gaan zetten die de oude situatie zo goed mogelijk benaderen. Ja het klopt dat is wel een veilige oplossing voor de studenten en de begeleiders.. Maar ja, om nu net te gaan doen of wij het antwoord weten op deze verandering in werken en leven... Nou nee, liever niet. Wat we wel weten is onze ervaring dat we de situatie niet kunnen veranderen en samen naar een oplossing kunnen zoeken. Ja het klopt we verliezen tijd met deze aanpak maar dat is nu juist wat we in overvloed hebben door de ontstane situatie. Dus wij bereiden ons voor op de eerste online meeting op maandagmorgen om 09:00 uur. De voorbereiding bestaat eigenlijk alleen maar uit het formuleren van twee vragen.
Wat heb jij nodig om je werk waar je mee bezig was thuis voort te kunnen zetten?
Hoe kunnen onze stagebegeleiders jouw het beste ondersteunen richting het afronden van je stage?
De twee vragen leverde een onverwacht goed gesprek op over afstemmen op elkaars wensen. Het onverwachte zat hem voor ons als bedrijf er vooral in dat de stagiairs gingen meedenken over hoe we dit samen het beste op konden lossen. Het bracht een glimlach op ons gezicht in plaats van teleurstelling. Ze gaven aan dat ze behoefte hadden aan structuur en concrete opdrachten omdat ze in verhouding nu meer op zichzelf aangewezen waren. Een van de stagiairs was zelf opzoek gegaan naar software waarbij je constant online audio verbinding hebt met elkaar, zodat je in staat bent om ideetjes direct te delen en te bespreken. In microsoft teams is dat toch lastiger. Enfin na een paar dagen zo te hebben gewerkt kwamen we tot de conclusie dat het thuis werken eigenlijk veel meer opleverde als in de kantoor situatie en dat de verwachte concentratie problemen niet aan de orde waren.
Na één week werken komen er uitdagingen....
We hebben inmiddels samen bedacht dat het prettig is om iedere morgen online te starten met een soort Scrum waarin taken voor vandaag besproken worden en met enige regelmaat wordt het werk onderbroken om online met behulp van aanwezige tools in Microsoft teams een probleem te analyseren. Het whiteboard tool is hier super handig voor naast allerlei andere online samenwerking tools zoals mindmaps ontwerpen, planners om voortgang met elkaar af te spreken en te communiceren.
Waar we tegenaan liepen is dat deze manier van werken enorm intensief is voor zowel de begeleiders als de stagiairs. Iedereen werd op zijn eigen gebied geconfronteerd met een stuk eigen verantwoording durven en kunnen nemen zonder dat dit het team proces in de weg stond. In de fysieke wereld, zeg maar werken op kantoor, is dat natuurlijk ook aan de orde maar voor ons gevoel op een minder expliciete manier. Daarnaast ontstond er een situatie dat we de hele dag en soms ook tot ver naar 18:00 uur achter de computer zaten omdat het werk af moest of we toch even niets anders te doen hadden. Als begeleiders/docenten merkten we dat dit ons binnen het team begon op te breken..... Verslapen, moeite met concentratie, veel fouten maken, veel minder goed kunnen analyseren etc. etc.
Tijd voor bijstelling....
We hadden een luxe probleem doordat er een team stond dat maar doorging en doorging, moeite had met zelf grenzen bepalen en opzoek was naar structuur. Door deze situatie ontstond er onvoldoende aandacht voor de mens zelf....
We hebben met een paar kleine veranderingen samen een sfeer gecreëerd die dichtbij thuiszijn voelde... Althans dit is wat we terugkregen van onze studenten.
Wat zijn dan die kleine aanpassingen?
Elke dag starten we met een gezamenlijke online opening ( Scrum) Iedereen deelt waar hij mee bezig is en legt zijn uitdagingen voor aan de groep die ze een veel gevallen zelf oplost... :-) Dan start het "normale" werk. Wat er anders is ten opzichte van de eerst week? We hebben in overleg bepaald dat we iedere dag om 15 uur een breakstate hebben. Dit tijdstip kwam naar voren als het meest lastige tijdstip van de dag in verband met inkak momenten. Tijdens de breakstate doen we gedurende 15 minuten een spelletje via Housparty app, of lossen we raadsels op met elkaar via teams en soms zijn we met introspectie bezig. Daarnaast hebben we een challenge gemaakt om als team in 2 maanden tijd minimaal 1 miljoen stappen te zetten. Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone of Watch waarop loopbewegingen vastgelegd worden. Op vrijdag doen we gedurende maximaal 30 minuten een gezamenlijke meditatie. Dit alles is op vrijwillige basis. Soms hebben dan ook 3 deelnemers en soms zijn we met 9 personen online....
We spreken elkaar hier niet op aan, tenzij iemand gaat klagen over dat het te druk wordt en hij of zij te weinig ontspanning voor zichzelf heeft.
De stagiairs
We hadden vooraf niet verwacht dat thuiswerken zo leuk kon zijn. We komen er achter dat structuur aanbrengen in je werk belangrijk is om overzicht te krijgen en te houden. We voelen ons gezien omdat jullie ons zelf laten uitzoeken hoe we een probleem op kunnen lossen, dat komt mede dat jullie niet altijd online zijn of in gesprek zijn met andere studenten. Het thuis werken zorgt er eigenlijk voor dat ik eerder zelf naar oplossingen ga zoeken dan dat ik een collega of mijn stagebegeleider vraag.
De leermeesters & begeleiders
We zij blij verrast met de zelfredzaamheid en het ondernemerschap van onze stagiairs. Misschien komt dit voort uit het feit dat als gevolg van de omstandigheden ze meer aangewezen zijn op hun eigen weten en eigen wijsheid? Het dwingt ons als begeleiders heel concreet te communiceren, veel meer als in een oude kantoor en klas setting. Structuur is equivalent voor veiligheid voor deze manier van werken merken wij. En die structuur zorgt ervoor dat wij ook ruimte hebben om andere dan begeleidingstaken te organiseren. Wij ervaren ruimte en mogelijkheden maar ook wordt onze discipline getriggerd om niet op App's of teams berichten te reageren na 18:00 uur . Ook al is de vraag zoooooooo belangrijk ;-) Morgen is er weer een dag. Na 18:00 is er tijd voor mijzelf om een boek te lezen, te gaan wandelen, aandacht voor mijn kinderen en of partner te hebben.... Dus wat onze grootste les hierin is geweest... Durf nee te zeggen!
Marcel Derksen | Education Warehouse Academie