Ad hoc digitale ruimtes nodig? Wij hebben onze server er op ingericht.
Dit doen we de hele dag door in discord Marcel Derksen, beheer, algemeen en ontwikkelaars: audio kanalen op basis van soort activiteit (zoals je een gebouw zou indelen) en text kanalen op basis van thema (zoals je archiveert). Werkt als een trein!
Mijn reactie hierboven, is op een bericht helemaal onder aan dit artikel. Het is wel de aanleiding waarom ik onze lessons-learnt deel. Hopelijk helpt het jou niet hetzelfde leergeld te betalen als wij betaald hebben.
Daar zijn we niet begonnen. Geloof me. Maar we zijn hier wel op uit gekomen.
Deze manier van werken werkt voornamelijk goed in Discord, omdat je daar onderscheid hebt tussen audio en tekst kanalen. In een audio kanaal kun je niet schrijven (en krijgt dus geen archief functie) en in een tekst kanaal kun je niet "bellen", maar wel met elkaar schrijven. Veelal zie je dat we het tekst kanaal gebruiken om berichten aan elkaar door te sturen die passen bij een onderwerp, terwijl de virtuele ruimtes meer gevuld worden op basis van functie. Beheerders die met beheer onderwerpen bezig zijn. Ontwikkelaars die met ontwikkelaar dingen bezig zijn. Algemene onderwerpen in de algemene ruimte. En general omdat we die verplicht moeten hebben, en waar iedereen bij kan. Ook degenen die normaal hoogstens op bezoek komen. Niet met een vast kantoor.
In teams hebben we de structuur anders. We hadden heel veel verschillende teams, voornamelijk vanwege de scoping. Wie mag wat zien. Het nadeel is dat hieruit snel een onoverzichtelijke brei ontstaat, wat juist samenwerking weer in de weg zit. Leg een nieuweling in je team maar uit waar welk team voor dient, en welke kanalen welk doel hebben. Cheers!
Een ander nadeel is beheersbaarheid. Al die toekenning moet namelijk handmatig gedaan worden. Dat kan anders. Tijdens een overgang naar een nieuwe tenant, lees, een soort van ander contract met Microsoft, hebben we daarom de teams drastisch gereduceert: twee stuks.
Aangezien Microsoft nog erg veel ontwikkelt aan teams mist er nogal wat functionaliteit. Zoals het overhevelen van een kanaal naar een ander team, chat history exporteren enz. Tegenwoordig is er wel de mogelijkheid om privékanalen te maken. Dus binnen een groot team kun je een klein clubje uitnodigen om samen te werken in een kanaal waar niet iedereen van het team aan deelneemt, of zonder pardon deel kan nemen. Maar.... in deze nieuwe kanalen is het nog niet mogelijk om planborden te gebruiken. Laat het nou juist de planborden zijn van microsoft die teams bij ons zo bruikbaar maken.
Een nadeel van teams qua informatie architectuur is dat gegevens snel opgeslagen worden binnen de context waar het gesprek in plaats vind. en dat zijn al snel ad-hoc ruimtes, kanalen of privé gesprekken. En nu ook agenda afspraken, of spontane calls. Vind dan nog maar eens je aantekeningen terug. Zeker als je niet snel een gesprek, opmerking of tekstuele conversatie kunt verplaatsen naar een ander team, is dit een hele uitdaging.
In de screenshot zie je twee teams:
- Kerntean:
bedoeld voor slechts een handvol mensen waar dingen besproken worden die niet publiek mogen - stichting Education Warehouse:
bedoeld voor iedereen uit de organisatie, inclusief bijna alle gasten.
Het kanaalbackend-geheimenis een toepassing van een privé kanaal. Alleen backend beheerders krijgen toegang, en delen hier wachtwoorden in met elkaar. Iets wat verder niemand hoeft te weten.
